Haluamme helpottaa ja nopeuttaa matkavaraustesi tekemistä! Olemme koonneet avuksesi pienen yhteenvedon asioista, jotka on hyvä ottaa huomioon kaikessa yhteydenpidossa. Löydät vaivattomasti apua mahdollisia muutos- ja peruutustilanteita varten sekä muistilistaa tärkeistä asioista.

SÄHKÖPOSTIKIRJEENVAIHTO

Otsikko

• matkustajan nimi, kohde, lähtöpäivä
Matkatilaus: uusi varaus aina uutena sähköpostiviestinä
• matkustaja/matkustajat
• päivämäärä/kellonaika
• kohde
• maininta liittyykö viesti aikaisempaan tilaukseen
• viestin lähetys tiimin yhteiseen sähköpostiin, esim. tiimi2@kalevatravel.fi

Vastaus
• vastaa niin, että edelliset viestit (käyty kirjeenvaihto) näkyvät

Kiireelliset varaukset (lähtö samana iltana/seuraavana aamuna)
• soitto palvelevaan tiimiin
• merkintä sähköpostiviestin otsikkoon esim. huutomerkki

TARJOUKSET
• lähetämme tarjouksemme aina sähköpostitse
• tarjous täytyy vahvistaa
• vahvistamattomat tarjoukset peruutetaan automaattisesti ilmoitettuna päivänä
• hyväksytä matka matkustajan kanssa heti ja laita vahvistuspäivä sekä lipunkirjoituspäivä kalenteriisi

MATKAVAHVISTUKSET
• lähetämme vahvistuksemme aina sähköpostitse
• tutustu sähköpostivahvistusten mukana tuleviin muutos- ja peruutusohjeisiin
• tarkista aina varauksen tiedot
• liput kirjoitetaan automaattisesti vahvistettuna päivänä

MUUTOKSET JA PERUUTUKSET
Kaleva Travelin kautta tehdyt matkavaraukset voit muuttaa tai peruuttaa palvelevan tiimin kautta toimistoaikana arkisin ma-pe klo 8 - 17.

e-Travel
Itsevarausjärjestelmä e-Travelin kautta tehdyt varaukset voit kuluttomasti muuttaa tai peruuttaa järjestelmässä ennen lipunkirjoitusta – lipunkirjoituksen jälkeen ota yhteyttä palvelevaan tiimiin.

Tärkeitä puhelinnumeroita
• E-palvelukeskus: +358 (0)205 615 531

Matkan peruuntuminen
Ellet pääse lähtemään matkalle, niin muistathan peruuttaa matkasi välittömästi – mahdolliset takaisin maksettavat korvaukset riippuvat peruutusajankohdasta. Ns. no show (kokonaan peruuttamaton matka) – tapauksissa kulut saattavat olla jopa 100 %. Palauta käyttämättömät dokumentit Kaleva Traveliin takaisinmaksua varten.

TÄRKEÄÄ MATKAA VARATTAESSA

Lennot
• matkapäivät
• toivottu lähtöaika tai saapumisaika kohteeseen
• matkareitti
• lipun muutostarve (joustava tai rajoitettu lippu)
• mahdollisuus pidentää oleskelua tai muuttaa reittiä
• erityistoiveet: istumapaikka, ruokavalio, lentoyhtiö
• mailinkeruukortit
• muut lisäpalvelut, esim. majoitus

Majoitus
• hotellin sijainti, taso
• huonetyyppi
• saapumisaika (jos klo 18 jälkeen)
• erityistoivomukset (esim. allergiahuone)
• mahdollinen yrityksen sopimushinta
• maksutapa: luottokortti, käteinen, voucher
• jos maksutapa on luottokortti, numero ja voimassaolo ilmoitettava
• henkilökohtaiset etukortit

Autonvuokraus
• toivottu automerkki ja luokka
• otto- ja jättöpaikka
• arvioitu kilometrimäärä
• erityisvarustus (esim. kattoteline, suksiboksi)
• yrityssopimukset
• henkilökohtaiset etukortit

Juna
• reitti, perillä oloaika, luokka
• yksittäis- vai ryhmäliput
• toivottu juna
• junasekki, sarjalippu, yrityskortti käytössä

Laiva
• risteily, hotelli-, kokous- tai muu erityismatka
• hyttiluokka, henkilömäärä
• onko auto mukana
• alennus- ja/tai kanta-asiakaskortit
• erityisjärjestelyt laivalla: laskujen hyväksymisoikeus, pöytävaraukset, kokoushuoneen varustus ja tarjoilu

Viisumi
• tieto, onko matkustajalla oma viisumi
• matkustajan kansalaisuus
• liikemies- vai turistiviisumi

Tärkeää ilmoittaa, jos poikkeaa sovitusta
• laskutusosoite
• lippujen toimitusosoite