Teksti ja kuva Päivi Lappi

– Verohallinto siirtyi Kaleva Travelin asiakkaaksi lokakuussa 2008 ja otti heti käyttöön Travel Plus Netgate –palvelukokonaisuuden, kertoo Marco Hyökki, Verohallinnon Travel Manager.

– Käyttöönotto oli sujuvaa ja käytetyin osa eli lentojen ja hotellien itsevarausjärjestelmä oli meille jo aiemmin tuttu. Suurempia ongelmia ei ole ollut Netgaten kanssa tai yhteistyössä muutoinkaan. Laskutuksen oikeellisuus ansaitsee aivan erityiskiitoksen!

Lähes kaikki itse ja yhdestä paikasta

– Olemme saavuttaneet lähes 90 prosentin itsevarausasteen, toteaa Hyökki tyytyväisenä.

– Matkustuksemme rakenne varmasti auttaa tässä, sillä matkustuksemme pääpaino on kotimaassa eli helpoissa ja yksinkertaisissa varauksissa. Toki meiltäkin muiden virkamiesten tavoin matkustetaan Brysseliin ja muihin vastaaviin ”virkamieskohteisiin” jonkin verran. Kalevan palvelutiimiltä varaamme vain monimutkaisimmat ulkomaan matkat ja majoitukset. Kokemuksemme tästäkin varauskanavasta ovat pelkästään hyviä.

– Travel Plus Netgaten etuna on helppous eli se, että kaikki varaukset löytyvät yhdestä järjestelmästä ja siten myös tuuraaminen sujuu näppärästi, kun kaikki varaajat näkevät toistensa varaukset. Myös nopeus on etu näinä tehokkaina aikoina, Hyökki listaa.

Matkahallintoa tehostetaan edelleen

– Verohallinnon matkahallinto on tällä hetkellä jatkuvan muutoksen kourissa. Tämän vuoden huhtikuun alusta alkaen meillä aloitti valtakunnallinen matkatiimi, jonka hoidettavaksi siirretään vaiheittain tämän vuoden kuluessa kaikkien Verohallinnon virastojen ja yksiköiden matkustusasiat varauksineen sekä matkustamiseen liittyvine laskuineen. Matkatiimissä on minun lisäkseni kahdeksan matkayhteyshenkilöä, joista neljä on Helsingissä ja neljä Oulussa, Hyökki jatkaa. – Aiemmin matkanvaraajia oli noin 70 ympäri maata. Tällä uudistuksella haemme päivän sanan mukaista tuottavuutta ja tehokkuutta matkahallintoomme eli kehittyneempiä prosesseja, tietotaidon kasvua ja keskittämistä.

– Taustoiltaan nykyiset matkatiimiläisemme eivät kaikki ole – vielä - matkailun puhdasverisiä ammattilaisia, vaan työtaustamme ovat osin taloushallinnon työtehtävissä. Ainoastaan matkasihteeri Kirsti Ruuskanen on ollut virkamatkustuksen kanssa tekemisissä ”koko ikänsä” - tavalla tai toisella. Potentiaalisia matkustajia meillä on liki 6000 ja vuotuinen matkalaskujen määrä noin 50 000, joten työsarkaa kyllä riittää jatkossakin.

Travel Plus Matkatiliin siirtyminen vuorossa seuraavana

– Seuraava kehittämistoimenpiteemme on siirtyä Travel Plus Matkatilin käyttäjiksi. Tämä tapahtuu vaiheittain vuoden kuluessa pikkuhiljaa sitä mukaa kun verovirastot liittyvät matkatiimin asiakkaiksi. Uskomme, että muutokset on isossa talossa hyvä tehdä yksikkö kerrallaan ja rauhassa, aikaisempia kokemuksia hyödyntäen, päättää Hyökki. 

© Traveller - Kaleva Travel Asiakaslehti 2/2009